In America si svolgono circa 11 milioni di riunioni ogni giorno, un terzo delle quali è improduttivo.

E il prezzo da pagare è alto: si stima che ogni anno si perdano 37 miliardi di dollari in riunioni improduttive. Questa statistica suggerisce che anche se partecipiamo a migliaia di riunioni, non siamo così bravi a farle.

Sono tantissimi gli psicologi delle organizzazioni che hanno indagato i le ragioni. Troverete di seguito gli errori più comuni.

Partecipare a troppe riunioni.

Dal momento che secondo la ricerca un terzo delle riunioni “semplicemente non è produttivo”, dovresti pensare di farne meno.

La mancanza di un mediatore.

Ingrid Bens, autrice del libro “Advanced Facilitation Strategies” definisce un mediatore come “qualcuno che apporta struttura e procedura alle interazioni affinché i gruppi possano funzionare efficacemente e compiere decisioni di elevata qualità”.

Ogni riunione dovrebbe averne uno: una persona che riporta la discussione sull’argomento quando si divaga, crea lo spazio per le persone e aiuta ad approfondire l’argomento quando si rivela più complesso del previsto. Nello stesso modo in cui un accompagnatore esperto aiuta un cantante a sulle note alte, un mediatore esperto contribuisce a ottenere il meglio da un gruppo.

Non stabilire e non seguire regole di base.

Ognuno ha le proprie convinzioni su come dovrebbe svolgersi una riunione. Ma non sempre queste corrispondono: c’è chi ritiene che si debba parlare il più possibile, mentre altri credono in conversazioni più tranquille.

La specialista delle sviluppo organizzativo presso la University of Nevada-Reno Marlene K. Rebori dice che le regole di base “sono regole esplicite su cui il gruppo concorda per favorire discussioni produttive”, affinché il modo in cui le cose dovrebbero essere fatte sia chiaro ad ognuno.

Rebori suggerisce alcuni esempi, come “separare le persone dal problema; rispettare i diversi punti di vista; condividere la responsabilità nel seguire le regole di base”.

Ascoltare il millantatore invece dell’esperto.

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Studi condotti dalla University of Utah dimostrano che le persone fanno molta fatica a distinguere gli esperti in un determinato argomento da chi fa più rumore.

Come detto al Wall Street Journal dal professore Bryan L. Bonner, deleghiamo a “persone confusionarie in quanto ad esperienza ” invece di ascoltare veramente le cose che dicono. Solo perché alzano la voce, non vuol dire che abbiano ragione.

Bere troppo (o troppo poco) caffè.

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Uno studio sugli effetti della caffeina nelle riunioni ha scoperto una sorprendente differenza di genere. Quando bevono caffè durante riunioni stressanti gli uomini rendono meno, mentre le donne rendono di più.

Anche se non possono dirlo con certezza, i ricercatori deducono che la differenza risiede nel modo in cui i generi tendono a reagire allo stress. Il blog di psicologia Research Digest riferisce che le donne adottano uno stile “collaborativo e reciprocamente protettivo (il cosiddetto ‘avere cura e fraternizzare’), mentre gli uomini generalmente hanno una reazione i tipo ‘combattere o scappare’”, e il primo atteggiamento è una scelta migliore per le riunioni.

Considerare il tempo, non gli argomenti.

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L’AD di Facebook Sheryl Sandberg non aspetta e conclude le riunioni dopo 15, 30, o 60 minuti. Fortune (citata da Fast Company) riferisce:

Le giornate (di Sandberg) sono una raffica di riunioni che lei esegue con l’aiuto di un blocco note rilegato a spirale decisamente non-digitale sul quale ha un elenco di punti da discutere e di cose importanti. Li depenna uno ad uno, e quando ogni voce è spuntata strappa la pagina e passa alla successiva. Se tutti gli argomenti sono discussi dopo dieci minuti, la riunione è finita anche se doveva durare un’ora.

In altre parole: definisci l’agenda, svolgi ogni argomento e poi vattene.

 

Arrivare in ritardo.

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Addirittura il 37% delle riunioni inizia in ritardo, soprattutto perché qualcuno dei partecipanti è in ritardo, cosa che lo porta a esser scortese, mentre chi ha aspettato si sente non rispettato, arrabbiato e frustrato — tutte cose che peggiorano il rendimento.

Il “surface acting” esaurisce.

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Il surface acting, la gestione delle vostre emozioni mostrando quella “adatta” al contesto anche se in realtà vi sentite in altro modo, ha un gran peso. Potrebbe verificarsi, ad esempio, se prima di parlare con un cliente — o di partecipare a una riunione —  hai litigato via sms con il tuo partner e devi far finta di esser felice.

Uno studio del 2013 ha scoperto che nel breve periodo il surface acting allontana l’attenzione dal reale compimento degli incarichi, e sul lungo periodo porta all’esaurimento.

 

Convocare troppe persone.

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Jeff Bezos di Amazon segue la Regola delle due pizze: nessuna riunione dovrebbe prevedere più persone di quante possano essere sfamate con due grandi pizze.

Ciò porta non solo a decisioni più rapide, ma permette ai gruppi di mettere alla prova le proprie idee senza l’interferenza del pensiero di gruppo — la cosa che irrita maggiormente il dirigente di Amazon.

Mangiare durante le riunioni.

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A meno che tutti stiano mangiando, tu non dovresti: la Regola delle due pizza va benissimo per il gruppo, la Regola dei due hamburger per te è tremenda.

Se mangi durante una riunione, “potresti fare rumore o provocare cattivo odore” cose che interrompono le operazioni, ha detto a Business Insider l’esperta di etichetta Barbara Pachter.

 

Non avere un programma solido.

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Non tenere riunioni senza un particolare motivo, dice Pachter. Se non hai una lista dettagliata di cose da decidere — come ben esemplificato da Sheryl Sandberg — allora non saprai quando sei fuori strada; figuriamoci quando hai finito.

Usare il telefono.

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Usare il telefono durante una riunione è maleducato e distraente, dice Pachter. Dimostra che anteponi le e-mail, i messaggi e i tweet degli altri alle persone e al programma della riunione.

Patcher dice che non dovresti avere il telefono sul tavolo, dato che le notifiche possono distrarre il gruppo, interrompendo in ultima analisi la concentrazione e danneggiando la produttività. “Mettilo in tasca, in modalità vibrazione, e lascia la sala se devi per forza parlare o rispondere a un messaggio“, dice.

Source:https://it.businessinsider.com/